회사 도구들을 효과적으로 사용해보자. - 아날로그 편

수첩, 캘린더, 각종 문서 등등 생각보다 회사원이 사용할수있는 도구들이 많다 
사용하는 방법이나 기준이 없었기에 근무 날짜가 지날수록 중구난방이 된다 
그래서 이번 시간에 글을쓰면서 회사도구들을 효과적으로 쓸수있는 방법을 정리해보고자 한다.

1.문서 

1) 문서와 서면의 차이 

구두는 사라지지만 문서는 기록에 남는다. 기록이 남으면 뭐가 좋을까? 

충분한 근거와 논리를 제시할수있다. 
분쟁이나 실수 책임소재를 명확하게 할수있다. 
하나의 문서로 여러 사람들에게 공유할수있다. 

2) 문서의 종류 

문서의 종류도 여러 종류지만 결국엔 회사 프로젝트 (≒프로세스)들을 를 진행하기 위해서 사용된다.

전반적인 프로세스를 기획하기 위한 문서 :  제품 개발 계획서  사업계획서, 기획서, 제안서, 전략 보고서
프로세스 진행 협의 및 결제 문서 : 결재 요청서, 회의록, 제품 제작 의뢰서 
문제 분석 및 해결에 대한 보고 문서 : 간단하면 구두나 기록이 남는 메일로 전달
프로세스  운영 및 관리 위한 문서: 업무 매뉴얼, 인사 관련 서류(근태기록, 인사평가 등)

2. 수첩과 메모지 

우리의 기억력은 한계가 있다.  업무 중 메모는 필수이며 그런 점을 보완하기 위해 사용하는 것같다. 

사용 용도: 아이디어 스케치, To-do list, 회의 중 요점 정리, 업무 지시사항 기록 
주 사용처: 회의나 면담 중 갑작스러운 지시 상황 등 즉시 대응이 필요한 순간

 

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해당 제품이 투두리스트 기록 등을 잘 되어있는것 같다.

 

3. 캘린더

수첩에 월간 및 데일리 캘린더도 수록이 되어있지만 탁상형으로 캘린더를 따로 두는게 좋다고 생각한다. 
그래야지 전체적인 흐름을 알수있기때문이다.

회의, 외부 미팅, 출장 등의 고정 일정: 시간과 장소 중심으로 기록해 중복 예약 방지
업무 마감일(Deadline): 보고서 제출, 프로젝트 단계 종료 등 주요 기한 위주로 작성
중요한 개인 리마인더: 연차, 급여일, 주요 이벤트 등 꼭 기억해야 할 개인 일정

 

실제로 위에 설명한 출장, 연차등의 스케줄을 기록을 안해놓아서 애를 먹을때가 있는데 캘린더를 통해서 잘 기록해놓아야겠다.

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